Als Erstes solltest Du Dir überlegen, welchen Zweck Du mit der E-Mail erfüllen möchtest. Hast Du beispielsweise neue Produkte, die Du vorstellen möchtest? Gibt es Angebote, auf die Du die Kunden hinweisen willst? Möchtest Du sie über etwas informieren oder frühere Kunden wieder aktivieren? Brauchst Du Feedback für neue Produkte oder um Deinen Service zu erweitern bzw. zu verbessern? Nachdem das geklärt ist, definierst Du Deine Zielgruppe(n). Vielleicht ist das Thema oder das Angebot nicht nur für eine Zielgruppe relevant. Nach dem Inhalte und Zielgruppe aufeinander abgestimmt und final festgelegt sind, bestimmst Du den bestmöglichen E-Mail-Versandzeitpunkt. 

Dazu musst Du herausfinden, wann Deine Zielgruppe aktiv ist. Es können auch unterschiedliche Zeitpunkte sein. Denn der „perfekte“ Zeitpunkt ist abhängig von der Branche bzw. ob Du E-Mails an B2C oder B2B-Kunden verschickst. Du kannst auch herumprobieren, indem Du Mails an unterschiedlichen Tagen oder Uhrzeiten verschickst und Dir dann im Analyse-Bereich des Tools die Öffnungs- und Klickraten anschaust. Zuletzt legst Du die richtige Frequenz Deiner E-Mail-Kampagne oder des Newsletters fest. Auch die ist abhängig von der Zielgruppe. Generell sollte im Gedächtnis bleiben, die Kunden nicht mit einer Flut an Mails zu überrumpeln. Verschickst Du Newsletter, kannst Du automatisierte Prozesse des Tools nutzen: Der Kunde abonniert Deinen Newsletter und bekommt automatisch eine Willkommens-Mail sowie eventuell noch eine „Hast Du schon gesehen, was wir auch im Sortiment haben?“-Mail mit passenden Angeboten.

Wichtig bei einem E-Mail-Marketing-Tool ist, dass die Bedienung einfach und intuitiv ist. Im Internet findest Du verschiedene Tools, aus denen Du das passende für Dich auswählen kannst. Nützlich ist es, wenn bereits verschiedene Templates gegeben sind, so dass Du Dich nicht noch um die Programmierung, die Formatierung und das Design kümmern musst – und Du ganz einfach auch ohne Programmierkenntnisse mit E-Mail-Marketing starten kannst. 

Worauf Du auch achten solltest, ist, dass die Datenschutzrichtlinien eingehalten werden, also die Mails DSGVO- konform sind. So bist Du rechtlich abgesichert. Am besten wählst Du darüber hinaus die Double-Opt-In-Version. Das heißt, Deine Newsletter-Abonnenten bestätigen Dir nach der Anmeldung in einer separaten Mail nochmal die Anmeldung per Link. Zwei wichtige Punkte dürfen in Deinen Mails nicht fehlen: das Impressum Deines Unternehmens sowie die Abmeldefunktion für den Newsletter. Beides sollte gut sichtbar sein. Ein weiteres Kriterium bei der Wahl des Marketing-Tools sollte die A/B-Testing-Funktion bzw. ein ausführliches Reporting sein. So kannst Du testen, welche Mails am besten bei Deiner Zielgruppe ankommen. Mittels eines Reporting, das Dir Auskunft über Kennzahlen, wie Öffnungs- oder Klickrate, gibt, kannst Du Deine Mails Schritt für Schritt optimieren.

Wie oben schon angesprochen, sind Segmentierung und Personalisierung wichtig, um Dein E-Mail-Marketing erfolgreich zu machen. Schau Dir Deine Abonnentenliste an und unterteile sie nach bestimmten Segmenten. Dazu gehören nicht nur Alter und Geschlecht, sondern auch die Unterteilung nach Branchen, eventuell vorhandenen Jobbezeichnungen, dem Standort oder Interessen und Präferenzen. Sinnvoll ist auch, die Buyer´s Journey miteinzubeziehen: Hat der Kunde bereits etwas gekauft? Oder hat er sich nur bestimmte Produkte angeschaut, ist also noch in der Entscheidungsphase? Mithilfe der Buyer’s Journey lassen sich ganz einfach Marketing-Automationen erstellen, die gezielt auf das Öffnungs- und Klickverhalten der Newsletter-Abonnenten abgestimmt sind und Dir so helfen, Deine Verkaufschancen zu erhöhen.

Um Deine Mails noch individueller zu gestalten, kannst Du neben der Anrede mit Namen, auch persönliche Ereignisse zum Anlass nehmen, um Deine Kunden zu kontaktieren: beispielsweise ein Sondernewsletter zum Geburtstag mit einem Angebot oder einem Rabatt als kleine Aufmerksamkeit. Aber auch Feiertage, Ferien oder lokale Ereignisse sind eine gute Gelegenheit, um sich bei Deinen Kunden ins Gedächtnis zu rufen. Eine persönliche Abschiedsformel rundet Deine Mail ab. So kannst Du Dich beispielsweise mit Deiner Signatur oder der einer Deiner Mitarbeiter von dem Kunden verabschieden.

Das Design bzw. die Gestaltung Deiner E-Mail spielt auch eine wichtige Rolle. Wir haben hier die entscheidenden Faktoren für Dich zusammengefasst:

• Stelle die Informationen klar dar. Sie sollten schnell und einfach für den Leser sicht-bzw. lesbar sein
  
  
• Nutze eine übersichtliche Struktur für die Inhalte. Das heißt: Die wichtigen Informationen stehen am Anfang
  
  
• Teile die Texte übersichtlich in kurze Abschnitte auf. Das erleichtert den Lesefluss
  
  
• Denke Dir eine kurze und vor allem knackige Betreffzeile aus, so dass der Kunde Lust bekommt, Deine Mail zu lesen. Am besten personalisierst Du die Betreffzeile und begrenzt sie auf 35 bis 45 Zeichen, da sie sonst abgeschnitten wird
  
  
• Finde einen spannenden E-Mail-Beginn (Header oder auch Preheader), in dem Du die wichtigsten Informationen zusammenfasst und damit die Betreffzeile ergänzt, Angebote präsentierst oder Produkte bewirbst
  
  
• Nutze nicht zu viele Bilder. Denn die meisten User lesen Deine Mail auf dem Smartphone oder dem Tablet und je mehr Bilder Du reinpackst, desto länger dauert es, den Newsletter zu laden
  
  
• Bringe Deine Call-To-Actions gezielt unter, am besten in Form eines Buttons, der sich auch farblich abhebt

Da ein Großteil der User, wie gesagt, mobile Endgeräte nutzt, solltest Du sicherstellen, dass Deine E-Mails auf allen gängigen Modellen der verschiedenen Hersteller problemfrei hochgeladen und gut und leserlich bzw. klar dargestellt werden. Zudem solltest Du überprüfen: Funktionieren die Links, eventuelle Landingpages sowie das Linktracking? Ebenso wichtig ist es, dass Deine Mails nicht im Spam landen. 

And last but (definitiv) not least: Sind alle (eventuellen) Rechtschreibfehler gefunden und berichtigt? Am besten gehst Du hier nach dem Vieraugenprinzip vor. Denn Rechtschreibfehler wirken nicht nur unprofessionell, sondern gelten auch als Spam-Merkmal.

Optimieren kannst Du nur, wenn Du nach jedem Versand analysierst und auswertest. Dabei helfen Dir die wichtigen Kennzahlen: Zustellrate, Öffnungsrate, Klickrate und Abmeldungen. Aus ihnen kannst Du Rückschlüsse ziehen, warum eine Mail gut angekommen ist, oder eben gar nicht. Versuche Deine Mail zu optimieren. Dazu kannst Du an verschiedenen Stellschrauben drehen: Zeitpunkt des Versandes, Design der Mail, verschiedene Betreff-Zeilen oder andere Formulierungen in den Texten. Testen, testen, testen – lautet hier die Devise.